تتمثل المهارات الإدارية في قدرة الفرد على فهم عمله وممارسة نشاطه داخل التنظيم الذي يعمل فيه بالإضافة إلى معرفة علاقة ذلك التنظيم بالمجتمع المحيط به وعلاقته بالموظفين إذ أنه في ضوء تلك العلاقات تتحدد نشاطاته ومهامه القيادية بما يتلاءم مع تحقيق أهداف التنظيم وبما يكفل تحقيق متطلبات المرؤوسين وإشباع حاجاته، ويرتبط توافر المهارات الإدارية اللازمة لدى القادة بالمؤشرات التالية:
• كفاءة التخطيط وتوزيع العمل توزيعاً عادلاً بين الرؤساء والمرؤوسين.
• وضع معدلات ومقاييس موضوعية للأداء.
• كشف القدرات الكامنة لدى أفراد التنظيم والعمل على تنميتها
• توضيح خطوط السلطة للمرؤوسين
• تحقيق التنسيق بين النشاطات والوحدات الإدارية المختلفة بالتنظيم
• القدرة على اختيار أفضل الأساليب التي تحقق أكبر قدر ممكن من الإنتاجية من خلال الرقابة والإشراف وتبسيط الإجراءات ومقاومة الجمود في التنظيم.
ويمكن التمييز بين أربع مهارات فرعية منبثقة من المهارات الإدارية:
1) مهارة صنع القرار: تعد عملية صنع القرار جوهر العملية الإدارية ومحور ارتكاز المهارات الادارية، فالقائد يتخذ القرارات التخطيطية الخاصة بتحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقرارات التنظيمية الخاصة بالتوجيه والحفز والرقابة والتوظيف والتدريب، إن اتخاذ القرارات السليمة لا تزال تمثل إحدى التحديات الرئيسية التي تواجه قادة المنظمات الادارية والأمنية على السواء لذا تعد مهارة اتخاذ القرارات من أهم المهارات الادارية التي يمارسها القائد.
2) مهارة إدارة الوقت: يختلف الوقت عن الموارد الأخرى الرئيسية كالقوى العاملة والأموال والمعدات، لذلك لا يمكن تخزينه ولا يمكن إحلاله وهو يتخلل كل جزء من أجزاء العملية الادارية، ولا يمكن شراؤه أو بيعه أو اقتراضه أو مضاعفته أو تصنيعه، وإدارة الوقت تختلف عن إدارة الموارد الأخرى لأنه يتطلب مهارات التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة وتعد إدارة الوقت من أهم المهارات الادارية اللازمة وعلى الرغم من كثرة شكاوي القادة والمديرين والعاملين من عدم كفاءة الوقت إلا أنه في الحقيقة يوجد جزء كبير من الوقت يهدر في جوانب شخصية نابعة من تصرفات الفرد وعاداته في العمل و جوانب تنظيمية تعزي الى تعقيدات النظم واجراءات العمل أو في جوانب فنية بسبب تقادم التكنولوجيا وعدم تحديث أساليب العمل وتعتمد فاعلية القائد على مدى قدرته على تحليل وقته ومعرفته أين وكيف يقضيه فيحدد الموضوعات التي لها أولوية في التضحية بالوقت ويعرف أي الأشخاص يمكن أن يعطيهم من وقته أكثر من غيرهم والقائد الذي لا يستطيع إدارة وقته لا يستطيع إدارة أي شيء أخر ويعتبر الوقت مورداً من الموارد المتاحة يجب استغلاله بشكل كافٍ فهو بعد مهم لابد من استغلاله حاضراً والتخطيط للاستفادة منه بشكل فاعل في المستقبل ولقد أصبحت إدارة الوقت إحدى المعايير الرئيسية التي تؤخذ بعين الاعتبار في تحديد نجاح الاداري وفاعليته لان سوء استغلاله سيؤثر سلبا على المؤسسة.
3) مهارة إدارة الاجتماعات واللجان: تشغل الاجتماعات مساحة كبيرة من عمل المدراء، ومهارة القائد في إدارة الاجتماعات سواء كانت على مستوى ضيق كاللجان، أو مستوى متسع مع أفراد التنظيم أو أي إدارة من إداراته تعد إحدى المهارات الادارية الواجب توافرها في القادة والمدراء وتختلف رؤية الباحثين الى أهمية اللجان والاجتماعات وأهميتها بالنسبة للقائد والتنظيم حيث يرى البعض أن اللجان تعد من الوسائل التي يستعين بها القادة في أداء مهامهم والقيام بدورهم في التأثير في الآخرين باعتبارها نوعاً من التنظيم الاستشاري الممتاز ، بينما يرى آخرون أن اللجان والاجتماعات تسبب في تضييع وقت القائد والمدير وتعطيل الأعمال، فضلاً عن إنها خانقة للابتكار وغير مشجعة على الشعور بالمسئولية ، وذلك بسبب عدم كفاءة إدارة الاجتماعات أو عدم تجانس أعضائها أو لظروف الاجتماع والبيئة المحيطة، وضرورات العمل الإداري بصفة خاصة تفرض ضرورة تنظيم اجتماعات بين القادة والأتباع من مرؤوسيهم وتحقق هذه الاجتماعات تنسيق وجهات نظر أعضاء الجماعة ونشاطهم ومن طرح توصيات تستند الى أسس مدروسة يحتاجها القائد عن اتخاذ القرار النهائي ولهذا تحتاج إدارة الاجتماعات واللجان مهارات معينة لدى القائد لتحقيق فعاليتها ومنها التخطيط للاجتماع بتحديد موضوعه والمشاركين فيه والأهداف المراد تحقيقها منه ، وإعداد أوراق العمل وتوزيعها على المشاركين الذين يتم اختيارهم بحيث يتوفر فيهم التجانس والكفاءة وتوجيه النقاش وضبط الوقت .
4) مهارة إدارة التغيير: التغيير ظاهرة حياتية من طبيعة الكون ومن نتاج الزمن ومن أهداف القيادة الفعالة، فالقيادة تعني بتغيير سلوك الأفراد من أجل الوصول الى تحقيق أهداف المنظمة والأفراد فالإدارة معنية بالحاضر أما القيادة فتعني التغيير، والقائد هو داعية التغيير ومطلوب منه أن يحدث تغييرات في البناء والتنظيم وسلوكيات الأفراد وتظهر المهارات الادارية للقائد في كيفية السيطرة على اتجاه التغيير ومداه ووقت حدوثه من خلال التخطيط الاستراتيجي ، وهذا يتطلب مهارة رصد التغييرات في بيئة العمل الداخلية والخارجية، وإعادة النظر في الهيكل التنظيمي بصفة دورية ، والتفاعل الإيجابي مع العنصر البشري في التنظيم الرسمي وغير الرسمي لتجنب ظهور الصراعات الداخلية ووضع الخطط التدريبية والتأهيلية لتنمية الموارد البشرية وتطوير العلاقات مع الجمهور ، وسرعة التدخل وإعادة التوجيه ومرونة القائد وتقبله للتغيير عنصر مهم في نجاح إدارة التغيير.
من هنا ومن خلال ما سبق تبرز أهمية المهارات الإدارية للقادة ودورها في تحسين جودة العمل المؤسسي وأنه يجب على القادة والمسؤولين التحلي بهذه المهارات وتعلمها والتدرب عليه إن أردنا أن تتحسن مؤسساتنا ونصل فيها إلى القرارات الرشيدة .
